By 
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, nghiệp vụ xuất hóa đơn hẳn không còn xa lạ đối với kế toán. Hóa đơn giá trị gia tăng là một chứng từ do bên bán lập và xuất để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định. Ngoài việc tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng, trường hợp hóa đơn không tiếp tục sử dụng nữa thì cần xử lý như thế nào? Trình tự hủy hóa đơn giá trị gia tăng gồm những bước nào? Quy định về việc hủy hóa đơn giá trị gia tăng không còn sử dụng nữa sẽ được đề cập thông qua bài viết này.
1. Trường hợp nào doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn giá trị gia tăng?
Theo quy định hiện hành, hóa đơn chỉ được phép hủy trong các trường hợp:
– Hóa đơn GTGT in sai thông tin doanh nghiệp, in trùng số hóa đơn, in thừa thì phải hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in.
– Nếu doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh… mà không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì được phép hủy các hóa đơn chưa xuất. Doanh nghiệp hủy hóa đơn trong thời hạn hủy chậm nhất là 30 ngày từ ngày doanh nghiệp có thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế.
– Nếu cơ quan thuế thông báo với doanh nghiệp hóa đơn hết giá trị sử dụng, yêu cầu doanh nghiệp phải hủy thì thời hạn hủy chậm nhất là 10 ngày,
– Đối với hóa đơn GTGT đã lập nhưng ghi sai mã số thuế thì phải lập biên bản hủy hóa đơn và có xác nhận của cả hai bên.
Một số điểm cần lưu ý:
– Đối với hóa đơn đã lập, nếu ghi sai tên, địa chỉ hoặc sai số tiền hàng, kế toán lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn bổ sung mà không cần phải hủy hóa đơn.
– Doanh nghiệp không được tự ý hủy các hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án đang được điều tra.
2. Trình tự hủy hóa đơn giá trị gia tăng
– Kế toán cần lập bảng kê các hóa đơn cần hủy và trên đó phải ghi chi tiết các thông tin sau: Tên, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy (ghi rõ số hóa đơn cần hủy).
– Lập và gửi giấy đề nghị hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Trên giấy đề nghị phải thể hiện đầy đủ các nội dung: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số…, lý do hủy hóa đơn.
– Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện ban lãnh đạo, đại diện phòng kế toán). Nếu là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì không phải lập Hội đồng hủy hóa đơn.
– Thực hiện hủy hóa đơn.
– Biên bản hủy hóa đơn được lập cần có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn. Các thành viên này phải chịu toàn bộ trách nhiệm có liên quan đến việc hủy hóa đơn.
– Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC gửi cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Có cần ký trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không?
Đăng ký hóa đơn điện tử – Thúc đẩy quản lý theo hướng hiện đại hóa
3. Hồ sơ hủy hóa đơn giá trị gia tăng
– Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ gia đình, cá nhân kinh doanh)
– Bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy được ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy.
– Thông báo kết quả hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm thông tư 39/2014/TT-BTC).
Kế toán chỉ cần nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, đối với các biểu mẫu còn lại, kế toán chỉ việc lập và lưu trữ tại doanh nghiệp để phục vụ giải trình sau này.
Comments